Importância da organização de documentos físicos

No momento de organizar os documentos da empresa, é comum gerarmos uma bagunça de várias caixas e papéis misturados e perdidos, e no final não encontramos aquilo que procuramos. Quantas vezes isso já aconteceu com você? Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos. 

Isso acaba tornando o clima organizacional pesado, pois outras pessoas podem deixar de exercer funções e responsabilidades para se dedicarem à tarefa de encontrar um papel em arquivo físico perdido no meio de milhares, sendo que, em muitos casos, nem mesmo a pessoa que o arquivou faz a mínima ideia de onde esteja guardado.

Achou complicado? Quando não há a gestão de documentos, de fato parece não ter solução para a desorganização e consequente falta de produtividade da empresa.

Antes de falar da sua importância, você sabe dizer o que é, de fato, a organização de documentos ou arquivos? A organização de arquivo nada mais é que uma área do arquivo documental, com a função de administrar os documentos, incluindo o início dos negócios e durante sua vida útil.

A gestão de documento pode ser definida como uma metodologia que oferece uma solução de arquivo e organização, permitindo realizar consultas físicas, em que você pode encontrar todos os dados em um só lugar.

O primeiro resultado que você irá perceber se seus documentos físicos e digitais forem organizados de maneira adequada e correta é que haverá um padrão no seu acervo e eles poderão ser identificados rapidamente.

Provavelmente você não sentirá mais dificuldades para localizá-los, e por conseguinte será gerada uma economia de tempo, tanto de encontrar o que precisa, quanto de ter que agilizar todo o processo em relação aos dados do documento. Dessa forma, os riscos de ter que descumprir prazos solicitados serão mínimos, perdas e extravios serão evitados e você terá um ambiente organizado, produtivo e muito agradável.

De olho no volume de documentos

É lógico dizer que quanto maior o volume de documentos mais difícil é manter uma ordem. Você deve perceber que conforme o número de arquivos cresce na sua empresa e a quantidade de dados também é alimentada, o processo se torna mais complexo, e é aí que surgem os problemas.

Nesse momento você começa a considerar as técnicas de armazenamento e reconhece a sua importância, por tantos benefícios que ela traz e por tantos transtornos que evita. Muito interessante, concorda?

Vantagens da organização de documentos

Agora que você já entendeu de forma sucinta sobre a importância da organização de documentos, veja o que mais ela permite:

• Captura fácil e ágil: rápido acesso aos documentos através de um método de busca aplicado;
• Conservação: diminuição do acúmulo de papéis e manutenção em formato eletrônico;
• Segurança: proteção das informações, através de programas eletrônicos;
• Ordem: organização dos documentos por categorias, temas, nível de importância e data de expedição;
• Pesquisa correta e prática: busca assertiva, permitindo ao funcionário localizar exatamente o arquivo que precisa.

E você, está preparado para adotar essa organização na sua empresa? Abra as portas para pensar no assunto e perceba como irá facilitar seu dia dia, utilizando melhor o tempo e agilizando os processos! Tem dificuldades para começar? 

Entre em contato conosco e veja nossas soluções para organização de seus documentos.